Como se tornar um bom auxiliar administrativo [passo a passo]

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Preparando-se para um trabalho como assistente administrativo

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    Pós-Graduação do ensino médio. Um diploma do ensino médio e um pouco de treinamento é tudo que você precisa para se tornar um assistente administrativo. Não é necessário ter um diploma universitário, mas um pouco de formação de uma escola técnica ou faculdade comunitária pode dar-lhe a vantagem extra para apelar a um potencial empregador.
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    Aumente sua velocidade de digitação e precisão fazendo um curso de digitação. Cursos de digitação estão disponíveis em escolas técnicas, profissionais, faculdades comunitárias e on-line. O objetivo é aprender como digitar, o que permitirá que você leia texto e digite-o no computador sem ter que olhar para o teclado. [1]
    • Você também aprenderá a criar, editar e salvar documentos.
    • Os timers ajudarão você a aumentar e contar com precisão quantas palavras você pode digitar por minuto, o que geralmente é importante para o seu empregador ao fazer uma entrevista para um cargo de assistente administrativo.
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    Treine para os detalhes do seu setor. Se você quer ser um assistente administrativo em uma indústria específica, é útil se informar sobre as práticas e a terminologia que podem ser usadas nessa indústria. [2]
    • Por exemplo, os profissionais da indústria médica e os secretários jurídicos precisam conhecer a terminologia e os códigos baseados no campo de trabalho.
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    Aprenda tecnologia informacional ou TI. Um curso de TI será incrivelmente útil para aprender diferentes programas de software que você deverá usar como assistente administrativo. A informática está se expandindo e aumentando o tempo todo. Acompanhe as mudanças fazendo um curso de TI em uma faculdade comunitária local ou escola técnica.
    • Familiarize-se com os programas incluídos no Microsoft Office Suite.
    • Concentre-se especificamente no Word para processamento de texto, Excel para planilhas e Power Point para apresentações. [3]
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    Prepare-se para aprender no trabalho. Muito do treinamento que você precisará acontecerá no escritório depois que você começar. Esteja preparado para uma curva de aprendizado nos primeiros dois meses depois de iniciar seu novo trabalho como assistente administrativo. Cada escritório é diferente e terá estilos, necessidades e expectativas particulares. [4]
    • Tenha paciência e esteja aberto a instruções e correções.
    • Faça perguntas e acompanhe perguntando se seu trabalho está atendendo às expectativas.
    • Pergunte o que você pode fazer para melhorar seu trabalho.
    • Marque uma reunião de check-in com seu chefe por alguns meses após sua data de início para avaliar seu treinamento no trabalho e acompanhar sua melhoria.

Parte2
Candidatar-se a um emprego como assistente administrativo

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    Crie um currículo. Seu currículo deve ser bem organizado e conciso. Ele deve estabelecer seu nome e informações de contato, seguidas por sua experiência, suas habilidades e seu treinamento. Certifique-se de que é fácil de ler criando seções e colunas claras e organizadas em cada seção. [5]
    • Listar todos os programas de software que você pode usar com proficiência.
    • Não se esqueça de incluir o trabalho voluntário, que pode não parecer estar diretamente relacionado ao trabalho do escritório, mas mostra seu altruísmo e prova que você é confiável.
    • Verificação dupla e tripla para erros de gramática e ortografia. Isso é especialmente importante ao se candidatar a essa posição, o que envolverá a comunicação eficiente e correta por meio de palavras e memorandos escritos.
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    Escreva uma carta explicando seu interesse na posição e destacando as habilidades que fazem você se destacar no trabalho. Mencione qualquer experiência e cursos que você tenha tomado para se preparar para o cargo, mas também torne a carta personalizada para o escritório onde está se candidatando. Diga-lhes o que você gosta sobre seu negócio específico. [6]
    • Não se esqueça de incluir coisas que podem estar faltando em seu currículo, como sua confiabilidade, capacidade de aprender rapidamente no trabalho e habilidades de comunicação ativa.
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    Rede com outras pessoas no campo para aumentar suas chances de ser contratado. Ter alguém no escritório que possa lhe recomendar pessoalmente lhe dará uma vantagem sobre um estranho perfeito para a equipe. Até mesmo falar com os outros no campo lhe dá uma melhor compreensão de um dia na vida de um assistente administrativo, bem como as expectativas e dicas para seguir em frente. Alguém pode até te apontar para uma vaga de emprego. [7]
    • Sua rede imediata pode conectá-lo à sua rede. Por exemplo, o treinador ou a equipe de futebol do seu filho podem conectá-lo com os outros pais.
    • Deixe as pessoas saberem que você está procurando um emprego como assistente administrativo. Fale sobre isso com amigos e familiares ou nas mídias sociais e peça para se conectar com outras pessoas no campo.
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    Envie sua carta de apresentação e currículo para empresas que lhe interessam. Você pode enviar seu currículo on-line por meio de sites como Monster, Indeed e CareerBuilder. Encontre empresas que realmente lhe interessam e aplique a elas primeiro. Quanto mais você é apaixonado pela empresa, maior a probabilidade de projetar uma positividade e paixão pela posição.
    • Usando esses sites on-line será o primeiro passo para provar sua proeza técnica. Tome seu tempo e certifique-se de que você está navegando no site e usando seus recursos de forma eficaz.
    • Crie um perfil no LinkedIn. Continue atualizando o perfil à medida que você faz mais cursos ou ganha experiência.
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    Coloque-se lá fora, aplicando pessoalmente. Ao se inscrever on-line e ter uma presença on-line atualizada pode mostrar que você é especialista em tecnologia, a inscrição em pessoa pode garantir que você realmente entre na porta. Escolha um ou dois lugares onde você realmente gostaria de trabalhar, vá até lá durante o horário comercial e entregue seu currículo pessoalmente. [8]
    • Tenha uma presença positiva e energética enquanto estiver no escritório. Mostre-lhes sua personalidade e sorria para todos que você conhece.
    • Os empregadores provavelmente ainda querem uma versão digital do seu currículo. Acompanhe também o envio do seu currículo pelo sistema on-line ou por e-mail.

Parte3
Entrevistando para ser um assistente administrativo

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    Projete sua honestidade e integridade. Pode-se esperar que você lide com informações confidenciais, pessoais e privadas nessa posição. Isso pode incluir registros médicos, documentos legais e informações de identificação pessoal, como números de previdência social e informações de conta bancária. Prove para o seu potencial empregador que você pode ser confiável com essa informação. [9]
    • Liste a experiência em seu currículo, que mostra seu altruísmo, como o trabalho voluntário que você fez para ajudar os outros.
    • Forneça referência pessoal e profissional para que seu empregador em potencial possa ligar para saber mais sobre sua confiabilidade e ética.

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    Comunique-se de forma eficaz em seu ambiente profissional. Espera-se que os assistentes administrativos interajam com outros funcionários de escritório e clientes da empresa. Trabalhe na comunicação de uma forma eficaz, pessoal e cria uma atmosfera positiva. [10]
    • Interaja de maneira positiva e amigável com todos a quem você está exposto no escritório. Isso inclui qualquer pessoa que você conhece antes e depois da entrevista.
    • Seja um ouvinte ativo. Concentre-se no que os outros estão dizendo sem interromper. Repita um pouco do que eles disseram para que eles saibam que você entende o que eles querem.
    • Não permita que o estresse da entrevista assuma o controle. Use táticas de bloqueio até que você possa se acalmar. Outra opção é inserir um pouco de humor na conversa para diminuir a tensão.
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    Encontre um lugar para tudo. Uma grande parte do trabalho do assistente administrativo é a organização. Isso inclui arquivos e pastas, dados e agendamentos. Aprenda a se manter organizado e mostrá-lo quando for a uma entrevista.
    • Ser pontual. Traga um planejador. Tenha seu currículo, cartas de referência e qualquer outra documentação organizada em uma pasta e saiba onde acessá-la.
    • Mostre habilidades de organização e planejamento com uma preparação simples, como trazer sua própria caneta.
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    Crie um sistema organizacional. Pegue seus recursos, avalie a capacidade de desempenho que você tem com base no poder, orçamento e materiais das pessoas. Tome ações dentro de seus recursos para criar o resultado e a saída que você deseja. Reúna feedback de seus clientes, comunidade ou equipe e ajuste sua estratégia de acordo.
    • Este é um diagrama básico para criar um sistema organizacional, que pode ser aplicado em várias circunstâncias. Use este sistema para manter seus formulários de emprego organizados e melhorar suas futuras entrevistas através de feedback de suas entrevistas anteriores.
    • Aprenda os recursos e o sistema do escritório em que você está se candidatando e não tenha medo de sugerir algumas mudanças para melhorar o resultado e a saída de seu sistema atual.
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